Unterlagen für den Immobilienverkauf: Die Checkliste

Vollständige Unterlagen sind beim Immobilienverkauf mehr als eine Formalie. Sie schaffen Vertrauen bei Kaufinteressenten, beschleunigen die Finanzierungszusage der Käuferbank und helfen, den Kaufvertrag zügig vorzubereiten. Fehlen wichtige Dokumente, verzögert sich der Verkauf oft um Wochen.

Welche Unterlagen genau benötigt werden, hängt von der Art der Immobilie ab. Die folgende Übersicht nennt die gängigsten Dokumente – im Einzelfall können weitere hinzukommen.

Unterlagen für jede Immobilie

Diese Dokumente werden bei Häusern, Wohnungen und in vielen Fällen auch bei Grundstücken benötigt:

• Grundbuchauszug: zeigt Eigentümer, Rechte und Belastungen. Erhältlich beim Grundbuchamt, das in der Regel beim Amtsgericht angesiedelt ist.
• Flurkarte bzw. Liegenschaftskarte: zeigt Lage und Grenzen des Grundstücks. Zuständig ist das Kataster- bzw. Vermessungsamt.
• Energieausweis: ist beim Verkauf grundsätzlich vorzulegen; für bestimmte Gebäude, etwa Baudenkmäler, gelten Ausnahmen.
• Nachweise über Modernisierungen: Rechnungen und Belege zu Dach, Fenstern, Heizung, Dämmung oder Bädern.
• Aktuelle Fotos und Grundrisse: für Exposé und Anzeigen.

Zusätzliche Unterlagen beim Hausverkauf

Bei einem Haus interessieren sich Käufer und Banken besonders für Bausubstanz und baurechtliche Fragen:

• Baupläne und Baubeschreibung: Ansichten, Schnitte und Grundrisse, idealerweise in der genehmigten Fassung.
• Baugenehmigung: belegt, dass das Gebäude genehmigt errichtet wurde. Bei An- oder Umbauten sollten auch diese genehmigt sein.
• Wohnflächenberechnung: viele Käufer und Banken möchten nachvollziehen, wie die angegebene Fläche ermittelt wurde.
• Berechnung des umbauten Raums bzw. Brutto-Rauminhalt: wird mitunter von Banken angefragt.
• Gebäudeversicherung: Police und Nachweise über Schadensfälle.
• Auskunft aus dem Baulastenverzeichnis: in den meisten Bundesländern bei der Bauaufsichtsbehörde erhältlich.

Zusätzliche Unterlagen beim Wohnungsverkauf

Eine Eigentumswohnung ist Teil einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Käufer möchten deshalb wissen, wie die Gemeinschaft organisiert ist und welche Kosten und Vorhaben anstehen:

• Teilungserklärung mit Aufteilungsplan: regelt, was Sondereigentum und was Gemeinschaftseigentum ist.
• Protokolle der Eigentümerversammlungen: idealerweise der letzten Jahre; daraus gehen beschlossene Maßnahmen und Konflikte hervor.
• Wirtschaftsplan und Hausgeldabrechnung: zeigen die laufenden Kosten.
• Angaben zur Erhaltungsrücklage: geben Hinweise darauf, wie gut die Gemeinschaft für Reparaturen vorgesorgt hat.
• Verwaltervertrag und ggf. Verwalterzustimmung: in manchen Teilungserklärungen ist geregelt, dass der Verwalter dem Verkauf zustimmen muss.

Unterlagen bei vermieteten Immobilien

Ist die Immobilie vermietet, gehen bestehende Mietverhältnisse grundsätzlich auf den Käufer über. Er möchte daher genau wissen, welche Verpflichtungen er übernimmt:

• Mietverträge einschließlich Nachträgen
• Aufstellung der Mieteinnahmen und gegebenenfalls Mieterhöhungen
• Nebenkostenabrechnungen
• Informationen zu Mietsicherheiten (Kautionen)

Unterlagen in besonderen Situationen

In manchen Fällen sind weitere Dokumente nötig:

• Erbschein oder notarielles Testament mit Eröffnungsniederschrift, wenn die Immobilie geerbt wurde und die Erben noch nicht im Grundbuch stehen.
• Unterlagen zu Erbbaurecht, wenn das Gebäude auf einem fremden Grundstück steht.
• Darlehensunterlagen, wenn noch eine Grundschuld eingetragen ist und ein Kredit abgelöst werden muss. Ihre Bank kann Auskunft über die Ablösesumme geben.
• Nachweise zum Denkmalschutz, falls das Gebäude unter Denkmalschutz steht.

Wie Sie am besten vorgehen

1. Prüfen Sie zunächst, welche Unterlagen Sie bereits zu Hause haben, zum Beispiel im Ordner vom Kauf oder Bau.
2. Erstellen Sie eine Liste mit fehlenden Dokumenten und den zuständigen Stellen.
3. Fordern Sie fehlende Unterlagen frühzeitig an. Für einige Auszüge fallen Gebühren an.
4. Legen Sie alle Dokumente digital und geordnet ab, damit Sie sie Interessenten und Banken schnell zur Verfügung stellen können.
5. Geben Sie personenbezogene Unterlagen wie Mietverträge erst weiter, wenn ein ernsthaftes Kaufinteresse besteht, und achten Sie auf den Datenschutz.

Tipp: Behörden, Grundbuchämter und Verwaltungen arbeiten unterschiedlich schnell. Wer die Unterlagen bereits vor der Vermarktung beisammen hat, kann auf Anfragen sofort reagieren.

Was die Käuferbank sehen möchte

Die meisten Käufer finanzieren einen Teil des Kaufpreises über ein Darlehen. Die Bank prüft dabei nicht nur die Bonität des Käufers, sondern auch die Immobilie selbst, denn sie dient als Sicherheit. Dafür benötigt sie in der Regel einen aktuellen Grundbuchauszug, die Flurkarte, Grundrisse, eine Wohnflächenberechnung, Fotos und eine Beschreibung von Baujahr, Zustand und Modernisierungen. Bei Eigentumswohnungen kommen meist Teilungserklärung und Angaben zur Gemeinschaft hinzu.

Je schneller Sie diese Unterlagen bereitstellen können, desto schneller kann der Käufer seine Finanzierung abschließen – und desto früher kann der Notartermin stattfinden.

Häufige Stolpersteine

Einige Situationen führen in der Praxis immer wieder zu Verzögerungen:

• Nicht genehmigte Umbauten: Ein ausgebauter Dachboden oder ein Wintergarten ohne Genehmigung kann Fragen bei Käufer und Bank aufwerfen. Klären Sie den Status frühzeitig mit der Bauaufsichtsbehörde.
• Abweichende Flächenangaben: Weichen die Angaben im Exposé von den Plänen ab, entstehen Zweifel. Lassen Sie die Wohnfläche im Zweifel nachrechnen.
• Fehlende Erbnachweise: Sind die Erben noch nicht im Grundbuch eingetragen, sollte die Grundbuchberichtigung vor dem Verkauf angegangen werden.
• Unvollständige Versammlungsprotokolle: Bei Wohnungen fragen Käufer gezielt nach geplanten Sanierungen und Sonderumlagen.

Fazit

Eine vollständige Dokumentenmappe ist eine der einfachsten Möglichkeiten, den Verkauf zu beschleunigen und Vertrauen aufzubauen. Fangen Sie früh an, und klären Sie im Zweifel mit Notar oder Fachleuten, welche Unterlagen in Ihrem Fall zusätzlich erforderlich sind.